איך לארגן אירוע ירוק?

עם יד על הלב, לכמה אירועים וכנסים של הארגון שלכם אתם הולכים שנראים – פחות או יותר - אותו דבר?

בעבר סיפרתי על אירוע פורום העסקים הירוק שערכנו בנתניה, בו הקפדנו מאוד על בחירת ספקים ועיצוב שמשקפים את הערכים הירוקים של האירוע. מעבר לתוכן שלו, האירוע היה מוצלח מאוד והחלק הסביבתי נתן לו ייחודיות שנצרבה בזיכרון המשתתפים והמשתתפות. קיבלתי אח"כ הרבה בקשות להסביר איך עשינו את זה, אירוע ירוק בנראות גבוהה עם חשיבה סביבתית.

אז נתחיל משתי השורות התחתונות:

1. לא, זה לא בהכרח יותר יקר.

2. זה לא הכל או כלום.

ולמה בעצם אני מתכוונת במשפט זה לא הכל או כלום? שכשיוצאים לדרך בתכנון אירוע יש המון החלטות שנלקחות, לפעמים בצורה חצי אוטומטית, בגלל כוחו של הרגל – שאפשר לשים לב אליהן ולעשות שינוי. זה לא אומר בהכרח שצריך לשנות מהיסוד את כל הספקים וההרגלים כדי לעמוד באיזשהו סטנדרט סביבתי, במיוחד בגלל שלכל ארגון יש אילוצים והחלטות קשיחות, ובעיקר לא אומר שאם בחרתם "רק" שינוי קטן כמו למשל להמנע מהדפסות באירוע או לבחור מתנה למשתתפים עם חיבור סביבתי, אין לזה מספיק ערך.

מעבר לאירועים, זו גם הגישה שמובילה אותי בעבודה היומיומית שלי כיועצת קיימות וחדשנות. הרבה פעמים שינויים טובים בכיוון הנכון לא קורים מתוך זה שהציפיות גדולות מדי ומייצרות תחושה שאין טעם לעשות צעד אחד אם לא עשינו את המסלול המלא. במילים אחרות, בתחום הסביבתי ונדמה לי שגם בחיים באופן כללי, אם נסתכל דרך הפריזמה של הכל או כלום, נמצא את עצמנו עם כלום. מבחינתי גם צעד אחד קדימה תמיד עדיף על עמידה במקום.

כמה עקרונות שליוו אותנו בתכנון ובבחירה של החלקים השונים של האירוע:

כל האולם במה - או במילים אחרות, זה לא רק כלים חד פעמיים כן או לא. הרבה פעמים הדיון הולך לשאלת הכלים החד פעמיים ויש פה פספוס גדול כי תכנון של אירוע כולל עוד הרבה החלטות אחרות שיכולות לעשות הבדל משמעותי - ספק המזון, עיצוב ותפאורה, חומרי דפוס ועוד. אנחנו הסתכלנו על כל מרכיבי האירוע ובדקנו איפה אנחנו יכולות להוסיף ערך מוסף סביבתי ׁׁׁׁׁ(פירוט מטה).

קיימות זה לא רק סביבה – ערכי הקיימות מבוססים על הסתכלות הוליסטית של חברה, כלכלה וסביבה. באירוע שלנו השתדלנו לשים לב למגוון רחב של הקשרים חברתיים ולא רק לנושא הסביבתי. החל מרוב נשי על הבמה ועד לבחירת ספקים מפרויקטים שמעסיקים אנשים עם מוגבלויות. כיום יש הרבה פרויקטים בתחומי מגוונים כמו צילום ומוזיקה שאפשר לחבר למטרה טובה.

בואו נדבר על זה – במקרה הזה לעשות זה לא מספיק, צריך גם לדבר על זה. אם הבאתם ספק מיוחד לאירוע בגלל הערך המוסף הסביבתי שלו – חשוב שהמשתתפים ידעו על זה. במקרה שלנו האירוע כלל שילוט שמעביר את המסרים והנושא גם הוזכר מספר פעמים על הבמה.

האתגר הסביבתי כהזדמנות יצירתית ולא כמכשול – צריך להודות שבמרבית המקרים האירועים הארגוניים די דומים זה לזה. בהנחה שתבחרו ספקים טובים ותעבירו את המסרים כמו שצריך יש פה הזדמנות לייצר אירוע עם ערך מוסף מעניין, שלא יישכח כל כך מהר.

מאיפה הכסף: שאלת העלויות

אנחנו הסתכלנו על האירוע ועל התקציב שלו בצורה הוליסטית. כלומר, זה נכון שהבקשה שלנו מהקייטרינג לספק כלים רב פעמיים עלתה יותר כסף, אבל מצד שני חסכנו המון כסף על עיצוב והדפסה של חומרי דפוס שנעשים על בסיס שגרתי באירוע כמו גב במה, הזמנות שילוט ועוד.

בנוסף, לפעמים בחירה סביבתית היא לא יותר יקרה אבל היא כן דורשת התעסקות ומשאבים של חשיבה מקדימה. למשל להתעסק בבירוקרטיה של לעבוד עם ספק קטן ולא מוכר למערכת או לדאוג להעביר את הכיבוד שנשאר למישהו שישמח לקבל אותו.

ברמת התכלס, אלה הנקודות והנושאים שאני ממליצה לקחת בחשבון בתכנון האירוע:

מיקום: בחרנו במתחם VIP באצטדיון נתניה שעומד בקריטריונים שהצבנו לעצמנו:

• נגישות לתחבורה ציבורית (למשל בסמיכות לתחנת רכבת)

• מקום שמהווה בעצמו דוגמא להתנהגות סביבתית (התייעלות אנרגטית וכו')

עיצוב ותפאורה:

• האירוע בוצע כמעט ללא תוצרי דפוס, כל המיתוג הוקרן על מסכי לד שכללו גם מידע סביבתי מעניין על הלוקיישן ועל הפעילות של הפורום שלנו

• הדפסות שכן בוצעו נעשו על חומרי קרטון והועברו למיחזור לאחר מכן

• האורחים התבקשו להשיב את תגי השם שלהם בסיום האירוע

• ברחבי המתחם היה שילוט שהסביר על הבחירות שנעשו לטובת אירוע מקיים וסביבתי כדי לתקשר את המסרים עם הקהל

כיבוד, כלים וניהול פסולת

• שכרנו כלים רב פעמיים מחברת השכרת כלים שמתמחה בכך. בסוף השימוש זורקים את הכלי ל"פח", הם דואגים לניקיון ולכל מה שנדרש

• באירוע הייתה חברת טיפול בפסולת שדאגה להפרדת פחים ולהעברת הפסולת שנוצרה לטיפול מיטבי, כולל פסולת אורגנית לקומפוסטר תעשייתי

מרצ'נדייז - המתנה היא המסר: אפשר למנף את ההרגל לחלק מתנה בסוף כנס לחלוקת מתנה שמעודדת התנהגות סביבתית. אנחנו נתנו כוס קפה רב פעמית עם מסר משעשע וארנק שעשוי משלט חוצות ממוחזר.

חשוב לומר שלכל ארגון ולכל אירוע יש הרגלים אחרים וצרכים שונים, וכמובן גם אילוצים שונים. האירוע שעליו כתבתי כאן היה כנס לגורמי בכירים בחברות מובילות במשק, וברור שכשבונים אירוע לקהל יעד אחר מערך השיקולים יהיה אחר. במידה ותרצו להתייעץ או לחשוב מה יכול להתאים לאירוע שלכם באופן נקודתי או בכלל - לקחת את נושא האירועים הארגוניים כחלק מתהליך המעבר לארגון ירוק, אתם מוזמנים לפנות אליי ואשמח לעזור.

ולסיכום מזכירה שוב את השורות התחתונות – זה לא בהכרח יותר יקר, וזה לא הכל או כלום.

בהצלחה!

*עוד על האירוע הזה וההפקה שלו כתבתי בפוסט - בואו נדבר ביזנס: מגזר עסקי פוגש קיימות וסביבה